Ramai yang beranggapan bahawa setiausaha syarikat hanyalah mencatat minit mesyuarat, menyediakan laporan mesyuarat dan membentangkannya kepada pengerusi untuk semakan.
Malah ada yang merasakan jawatan setiausaha syarikat di Malaysia hanya sesuai kepada golongan wanita sahaja. Apatah lagi mereka perlu menjadi ‘telinga dan mata’ bos di pejabat.
Benarkah begitu?
Tak kira lelaki atau wanita, kedua-duanya boleh menjadi sebagai setiausaha dengan pelbagai peranan yang besar.
Dalam artikel ini, kami akan kongsikan tentang tugas setiausaha syarikat dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan.
Apa itu Setiausaha Syarikat?
Setiap syarikat sendirian berhad wajib melantik Setiausaha Syarikat, yang selaras dengan kehendak Akta Syarikat 2016. Menurut Seksyen 236, pengarah perlu melantik Setiausaha Syarikat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penubuhan syarikatnya.
Tanggungjawab dan peranan bagi seseorang yang bergelar setiausaha pada kebiasaannya akan diterangkan di dalam Letter of Engagement.
Setiausaha syarikat yang dilantik bertanggungjawab untuk membantu lembaga pengarah bagi memastikan syarikat mematuhi keperluan dan kehendak di bawah Akta Syarikat 2016.
Antaranya:
- Memastikan syarikat menyerah-simpan kesemua maklumat dan dokumen penting seperti urusan pertukaran pengarah, laporan tahunan dan akaun beraudit kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
- Merekod minit mesyuarat dan menyimpannya dengan selamat.
- Menasihat pengerusi syarikat dan ahli lembaga pengarah berkenaan pematuhan terhadap Akta Syarikat.
Lebih besar saiz syarikat maka lebih besarlah tugas dan tanggungjawab Setiausaha Syarikat.
Mereka perlu memberi nasihat terhadap lembaga pengarah mengenai undang-undang dan peraturan berkaitan industri yang diceburi.
Mengambil kira hal ini, maka tidak mustahillah jika ramai Setiausaha Syarikat memiliki latar belakang perundangan.
Kelayakan Sebagai Setiausaha Syarikat
Jika anda berhasrat untuk menjadi setiausaha, di bawah ini kami kongsikan beberapa kriteria penting yang perlu anda ada:
- Seorang setiausaha bertauliah yang berdaftar di bawah Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia (MAICSA), atau
- Seorang setiausaha berlesen yang diberi lesen oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), atau
- Seorang peguam yang berdaftar dengan Majlis Peguam atau badan-badan yang berkenaan, atau
- Dianggap pihak berkecuali dan mestilah berusia penuh (18 tahun) dan ke atas serta menetap di Malaysia,
- Tidak diisytihar muflis atau tidak pernah didapati bersalah bagi mana-mana kesalahan mengikut Seksyen 238 Akta Syarikat 2016.
Peranan Setiausaha Syarikat
Untuk lebih jelas, kami kongsikan peranan seorang setiausaha seperti yang dinyatakan di dalam Persatuan Setiausaha Malaysia yang ditadbir dan dikawalselia oleh SSM.
- Bertindak sebagai Pegawai Syarikat dan Penasihat kepada Lembaga Pengarah:
- Perlu faham kesemua peruntukan di dalam Memorandum dan Artikel Persatuan bagi syarikat
- Perlu faham hal-hal kepatuhan bagi pelbagai badan berkanun dan badan pengawalseliaan
- Bertanggungjawab memastikan prosedur berkaitan kesetiausahaan syarikat dipatuhi dengan betul
- Persediaan Mesyuarat Lembaga Pengarah
- Perlu hadir ke setiap mesyuarat lembaga pengarah dan menasihati hal berkaitan kesetiausahaan syarikat apabila perlu
- Menjadi penghubung antara pemegang saham dengan syarikat
- Mencatat minit mesyuarat dan memastikan minit mesyuarat ini disimpan dengan betul
- Pematuhan Terhadap Keperluan Statutori dan Khidmat Nasihat
- Memastikan syarikat patuh pada Akta Syarikat 2016
- Memastikan sebarang perubahan maklumat statutory syarikat dilaporkan dan dikemaskini kepada Pendaftar Syarikat bersama dengan dokumen berkaitan
- Menjadi pegawai perhubungan antara syarikat dalam berkomunikasi, menyedia dan menghantar Pulangan Statutori kepada SSM
- Menasihati Lembaga Pengarah tentang keperluan / tarikh mengadakan mesyuarat agung tahunan
- Melengkapkan Pulangan Tahunan (Annual Return)
- Perlu melengkapkan dan menghantar pulangan tahunan syarikat secara terperinci dan tepat pada masanya
- Perlu diserahsimpan ke SSM pada setiap tahun dalam masa 30 hari dari tarikh penubuhan syarikat (anniversary date)
- Menyerahsimpan laporan kewangan tahunan syarikat
(Audit Report / Financial Statement)
- Memastikan audit report diserahsimpan kepada SSM pada setiap tahun berakhir
- Bagi mengelakkan dari syarikat dan pengarah dikenakan penalti
- Pemegang Custody Cap Mohor Syarikat (Common Seal)
- Memastikan cap mohor syarikat disimpan dengan selamat
- Berperanan Sebagai Titik Sentuh Primer
- Menjadi titik sentuh utama bagi syarikat dan pemegang saham, terutama dalam Tadbir Urus Korporat.
Bolehkah Menukar Setiausaha Syarikat?
Setiap pengurusan syarikat mempunyai hak untuk menukar setiausaha syarikat jika gagal memberikan khidmat yang terbaik.
“Tapi, adakah boleh menukar setiausaha syarikat?”
Inilah Persoalan yang sering dibangkitkan oleh ramai pihak di dalam syarikat.
Tiada sebarang masalah untuk anda berbuat demikian. Ini kerana lembaga pengarah syarikat mempunyai kuasa penuh untuk menukar setiausaha syarikat pada bila-bila masa.
Memiliki seorang setiausaha syarikat adalah penting supaya dapat menguruskan perjalanan syarikat dengan baik dan memastikan nama serta prestasi syarikat berada dalam keadaan baik.
Jika anda sedang mencari mereka yang profesional dalam bidang ini, anda boleh dapatkan bantuan di Real Management Services Sdn Bhd. Anda boleh dapatkan “FREE CONSULTATION’’ jika ada sebarang persoalan dan kekeliruan mengenai Setiausaha Syarikat.
Kami turut menawarkan beberapa perkhidmatan penting yang lain seperti berikut.
Antaranya ialah:
- Perkhidmatan Berkanun/ Audit Dalaman/ Audit Pengurusan dan Audit Kos.
- Perundingan Cukai Pendapatan (Individu, Pengkosian, PLT, Syarikat & NGO Persatuan).
- Penyediaan set lengkap perakaunan (Full Set of Account).
- Penyediaan dan Pemfailan Pulangan Cukai dalam talian.
- Membantu pelanggan kami dalam setiap aspek perniagaan di Malaysia.
- Penyediaan dan Pengurusan zakat.
- Khidmat nasihat berkaitan perniagaan pelanggan.
Syarikat ini pada mulanya dikenali sebagai RRH Management Services dan ditubuhkan pada tahun 1990.
Pada tahun 2010, syarikat ini dikenali sebagai Real Management Services sehingga ke hari ini. Kami sudah berada lebih 30 tahun dalam industri ini.
Firma ini berdaftar dengan:
- Institute Of Approved Company Secretaries (IACS)
- Kementerian Kewangan
- Ejen Cukai Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia
- Malaysian Institute of Accountants
- Persatuan Akauntan Percukaian Malaysia